„Sie sollten davon ausgehen, dass Meetings nicht notwendig sind, es sei denn, Sie haben einen verdammt guten Grund“, sagt Meeting-Experte Wilbert van Vree. Fast ein Vierteljahrhundert lang gab er im ganzen Land Schulungen, um Meetings angenehmer und effektiver zu gestalten. Er schrieb darüber ein Büchlein voller Tipps wie „das Ziel klar vor Augen haben“, „vor einer langsamen Entscheidungsfindung hüten“ und „wenn möglich im Stehen begegnen“. Aber Vorbeugen ist besser als Heilen, auch wenn es um Meetings geht. Kann eine Angelegenheit per E-Mail, Telefon oder durch ein kurzes Gespräch geklärt werden? Dann ist kein Treffen notwendig.
Der Trick besteht darin, das Meeting kurz zu halten. Aber wie macht man das? Setzen Sie auf jeden Fall ein klares Zeitlimit und geben Sie jemandem explizit die Aufgabe, dies im Auge zu behalten. Das muss nicht der Vorsitzende sein – am besten nicht einmal. „Der Vorsitzende möchte mit der Sitzung oft etwas erreichen und ist nicht immer daran interessiert, einen Tagesordnungspunkt kurz zu halten“, sagt Professor Dirk Buyens von der Universität Gent. „Ein guter Vorsitzender überträgt bewusst anderen die Aufgabe, den Prozess im Auge zu behalten. Er kann sagen: Jetzt ist es so spät und wir sind erst bei Tagesordnungspunkt drei.“
Halten Sie die Teilnehmer involviert, stellen Sie sicher, dass die Leute aktiv in das Meeting eingebunden werden. Die Forscherin Nale Lehmann-Willenbrock von der Universität Hamburg bevorzugt, dass einzelne Teilnehmer mindestens einen Tagesordnungspunkt „besitzen“. Bei Änderung der Tagesordnung ergreift daher jemand anderes die Initiative, statt immer derselbe Vorsitzende. „Gerade in hierarchischen Organisationen sieht man oft, dass der Vorsitzende ständig redet“, sagt Lehmann. „Das ist normalerweise auch die Person, die das Treffen für einen Erfolg hält.“
Online-Meetings
Seien Sie vorsichtig bei Handys, PCs und Laptops, die die Teilnehmer ablenken. Dadurch wird ein Meeting weniger effektiv, was wiederum zu neuen Meetings führt. Dies ist wahrscheinlicher, wenn der Blick auf ein Telefon oder einen Computer unbemerkt bleibt, z. B. während Online-Meetings. Allerdings sind Online- und Hybrid-Meetings, reine Notwendigkeit während der Pandemie, so etabliert, dass sie wohl kaum verschwinden werden, meint Lehmann. „Es gibt insbesondere Wissensarbeitern viel Freiheit, teilweise von zu Hause aus zu arbeiten.“ Sie empfiehlt, während eines Online-Meetings alle Gesichter sichtbar zu machen. „Ansonsten fühlen sich die Menschen weniger verbunden. Außerdem ist es als Redner schrecklich, die Reaktionen der Leute nicht sehen zu können.‘ In diesem Zusammenhang empfiehlt Buyens sogar die Verwendung mehrerer Bildschirme für Hybrid-Meetings. Nehmen drei Personen online teil? Verwenden Sie dann drei Bildschirme, einen für jeden Kopf.
Nach 1 bis 1,5 Stunden Meetings ist es Zeit für eine Pause. Weil dann die Konzentration nachlässt, aber auch weil es Raum für informelle Gespräche beim Kaffee bietet. Wichtig, denn Effizienz und Prägnanz sind nicht das Allheilmittel. „Wenn die Leute während des Meetings emotional werden, können sich die Gemüter in der Pause beruhigen“, nennt Buyens ein Beispiel. Informelle Gespräche führen laut Lehmann zu einem unverzichtbaren Zusammengehörigkeitsgefühl zwischen Kollegen.
Klarer Zweck
Wer 1,5 Stunden um einen Tisch gesessen hat und danach merkt, dass nichts mit der Eingabe gemacht wurde, kann darüber frustriert werden. Manchmal möchte ein politischer Beamter nur einige Informationen von den Anwesenden, wonach er oder sie eine Entscheidung trifft. Menschen verwechseln allzu leicht den Austausch von Informationen mit der Beteiligung an der Entscheidungsfindung, warnt Van Vree. „Wenn dieses Ziel nicht klar ist, gehen die Leute schnell davon aus, dass sie als Gruppe eine Entscheidung treffen werden. Dann finden sie heraus, dass das Ziel anders war, und sie fühlen sich am Arsch.‘ Kurz gesagt, seien Sie sich über das Ziel im Klaren.
Trotz aller Bemühungen kann es immer mal wieder vorkommen, dass über die Meeting-Belastung geschimpft wird. Lehmann empfiehlt, dies gemeinsam zu besprechen. Wie effektiv sind unsere Meetings? Treffen wir uns nicht zu oft? „Das kann schmerzhafte Antworten hervorbringen, aber es ist nützlich.“
Also Meetings über Meetings, ideal für echte Bürotiger.