Kann eine virtuelle PA Ihre Karriere ankurbeln?

Das Zeug verstopft mein Gehirn. Da sind die Arbeitssachen (Leute, die man anrufen, E-Mails schreiben, sich treffen, Dinge zum Lesen und Schreiben, Ausgaben) – und dann die Dinge des Lebens. Geschenke und Schuluniformen kaufen, Sommerreisen und Unterkünfte buchen, Krankenhaustermine und außerschulische Clubs vereinbaren. Viele der Aufgaben auf meiner persönlichen To-Do-Liste sind kaum anstrengend, aber in der Summe treiben sie mich durch den Kopf und stören manchmal meine Nächte.

Als mir also angeboten wurde, einen Monat lang einen persönlichen Remote-Assistenten für die Erledigung meiner Aufgaben zur Verfügung zu haben, sagte ich dankbar „Ja“. Im Gegensatz zu einer Assistentin der Geschäftsleitung, die den Pförtner über Arbeitstagebücher ist, Besprechungen und Reisen organisiert, ist meine weiße Ritterin Laura-Faye Trainor, eine Remote-PA, die mir dabei helfen wird, mein Privatleben zu glätten. Kath Clarke, die Gründerin von BlckBx, die Trainor beschäftigt, hat große Ansprüche an den Service. Die Nutzer werden zu Hause mehr Freizeit und mehr Geschlechtergleichheit haben, wodurch Frauen von ihrer häuslichen Belastung befreit werden und ihre Karriere gefördert wird.

Bei meinem ersten Anruf war ich zögerlich. Könnte ich Trainor wirklich bitten, die Fußballspiele der unter 11-Jährigen in meinen Terminkalender einzutragen, ein Geschenk zu finden und Tickets für eine Beatles-Tour zu buchen? Ja, drängte sie. Es fühlte sich unangenehm an. Aber sehr schnell fühlte es sich verdammt großartig an. Ich hatte Langeweile ausgelagert.

Clarke startete BlckBx in der Pandemie, als sie sah, wie Frauen aufgrund der Schulschließungen Schwierigkeiten hatten, den Überblick über das Arbeits- und Privatleben zu behalten. Der Dienst entstand auch aus Clarkes eigener Frustration. Freunde dachten, dass die Mutter von drei Kindern, die selbstständig als Beraterin mit flexiblen Arbeitszeiten arbeitete, ihren Traum lebte. Stattdessen googelte sie ständig „Zeitmanagement, [wondering] Was mache ich falsch“. Sie erkannte, dass die Frauen, deren Leben in Ordnung zu sein schien, keinen besseren Fokus hatten als Unterstützung. „Es ist ein Geheimnis, dass all diese erfolgreichen Menschen Hilfe haben.“

Deshalb richtete sie einen Dienst ein, der sich an Arbeitgeber richtet und sich mit „den wirklich langweiligen Dingen, dem Outsourcing für die Familienverwaltung“, befasst. Sie hofft, dass sie den Mitarbeitern eine virtuelle PA als Vergünstigung anbieten werden.

Der Sweet Spot, sagte Clarke, sei die tägliche To-Do-Liste: „Dann ist da noch der Red Nose Day, der Welttag des Buches. Weihnachtsspiele, Spendenaktionen, dann die ganzen Weihnachtseinkäufe.“ Sie sagte, dass ihre Remote-PAs (von denen 80 Prozent Angestellte sind) einer Familie zwischen 10 und 30 Stunden pro Monat ersparen, von Aufgaben wie Urlaubsideen bis hin zur Buchung eines Online-Shops.

Die Nachfrage nach Remote-PAs ist nach der Pandemie stark gestiegen, sagt Melissa Smith, Gründerin des Personal Virtual Assistant-Dienstes. „Es gab den Menschen Zeit zum Nachdenken. . . Die Leute würden ihre Wochenenden und Nächte beiseite legen [to do life admin]. Sie dachten: ‚Warum muss ich das tun?‘“

Die Zeiten, in denen man einen Assistenten am Arbeitsplatz bat, ein Geschenk für den Ehepartner (oder die Geliebte) zu kaufen, gehören zu den Martini-getränkten Tagen der Mad-Men-Ära. Chloe Cotty, eine virtuelle PA aus Devon, arbeitete zuvor als PA in einem großen Unternehmen, musste jedoch ihre Karriere unterbrechen, um Kinder zu bekommen. Viele ihrer Klienten haben eine Assistentin der Geschäftsleitung in der Praxis, aber es ist nicht ihre Aufgabe, die Lebensverwaltung zu übernehmen: „Wenn mein Chef mich gebeten hätte, den Zahnarzt zu buchen, wäre das nicht richtig gewesen.“ Auch sie genießt die Abwechslung. „Man sitzt nicht den ganzen Tag da und erledigt Rechnungen.“

Laut Barnaby Lashbrooke, Gründer und Geschäftsführer des virtuellen PA-Unternehmens Time Etc, sind virtuelle PAs eine zunehmend beliebte Mitarbeitervergnügung für Arbeitgeber, die nach Möglichkeiten suchen, „die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu maximieren und Stress zu reduzieren“. „Die Menschen wollen ihre Freizeit genießen. Außerdem schleichen sich drängende Aufgaben in der Lebensverwaltung häufig in die Arbeitszeit ein.“

Adam Hearne ist CEO und Mitbegründer von Carbon Chain, einer Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, die Emissionen ihrer Lieferkette zu verfolgen, und hat diesen Service kürzlich seinen Mitarbeitern angeboten, weil „die Menschen mit der Verwaltung ihres Privatlebens überfordert sind“.

Das Start-up möchte aber auch, dass sich die Mitarbeiter nach nachhaltigeren Produkten umsehen, um ihren CO2-Fußabdruck zu verringern. Dies kann zusätzlich zu den familiären und beruflichen Anforderungen zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen, daher ist das Anbieten einer virtuellen PA „eine Möglichkeit, die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, über Optionen mit geringerem CO2-Ausstoß nachzudenken.“

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Forschung schlägt vor, dass eine gleichmäßigere Verteilung der unbezahlten Pflege- und Hausarbeit zu mehr Gleichheit bei den Gesamtbeschäftigungsquoten, den verschiedenen Beschäftigungsarten und der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden beitragen würde. Aber Abby Davisson, Co-Autorin von Geld und Liebewies darauf hin, dass viele weitere Aufgaben in erster Linie geistiger – und unsichtbarer – und nicht körperlicher Arbeit seien.

Manchmal auch als mentale Belastung bezeichnet, „verbrauchen diese immer noch Zeit und Gehirnraum“, sagte sie, und hier kann eine virtuelle PA wirklich helfen.

Hearne und sein Partner beispielsweise zentralisieren jetzt To-Do-Listen und decken damit Aufgaben wie routinemäßige Zahnarzt- oder Gesundheitstermine auf, die leicht vergessen werden können. „Das gleicht die Dinge aus“, sagt er und bezieht sich auf die Arbeitsteilung des Paares.

Christian Edelmann, geschäftsführender Gesellschafter und Co-Leiter Europa bei Oliver Wyman, bezahlt selbst eine PA. (Das Beratungsunternehmen bietet BlckBx-Assistenten als Vergünstigung für frischgebackene Eltern und für Personen an, die sich in ihrem Privatleben in Stresssituationen wie einer Scheidung befinden.) „Meine Frau arbeitet auch Vollzeit“, sagt Edelmann. „Es hat uns bewusst gemacht, dass wir die Aufgaben 50/50 teilen wollen. Es sind in der Regel Frauen, die es übernehmen.“

Das gilt auch für Davisson, die kleine Kinder hat und kürzlich ein Unternehmen gegründet hat, ebenso wie ihr Ehemann. „Dadurch konnten wir beide mehr geistigen Raum für unsere beruflichen Unternehmungen nutzen – und wir waren in der Lage, präsenter zu sein, wenn wir mit unseren Kindern zusammen sind. Die Investition, die wir getätigt haben, scheint sich zu lohnen – und wir betrachten sie genau als eine Investition in unsere Karriere und unser Leben, nicht nur als Ausgabe.“

Ironischerweise hat Trainor mir geholfen, meine Freizeit wieder aufzuholen, weil sie ihre frühere Karriere als Rechtsanwältin aufgegeben hat, als die Arbeitsbelastung ihr Privatleben überforderte. Sie ist in der Lage, sich in die schlechte Work-Life-Balance der Kunden hineinzuversetzen. Es gibt einige Überschneidungen zwischen dem Recht und dem Beruf als Privatsekretär – vor allem das schnelle Tempo, wenn Mandanten etwas dringend benötigen.

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Viele traditionelle Sekretariatsaufgaben wie das Diktieren wurden durch Technologie ersetzt. Werden virtuelle PAs angesichts der Verbreitung generativer künstlicher Intelligenz weiterhin menschlichen Input benötigen? Clarke sagt, dass sie ChatGPT bereits nutzen, um einige Arbeiten zu automatisieren. „KI-Technologie kann die sich wiederholenden, wiederkehrenden und vorhersehbaren Verwaltungsaufgaben bewältigen [such as sourcing gifts while the] Assistent Kirschpicks. . . Sie kennen Sie in- und auswendig und können einen maßgeschneiderten Service bieten.“

BlckBx baut eine KI-Plattform auf, um die Assistenten zu unterstützen und Dienste zu verbessern und zu verfeinern. Clarke glaubt, dass echte Menschen immer gefragt sein werden. „Sie alle haben Einfühlungsvermögen. Das kann man nicht ersetzen.“

Was mir an meinem Monat bei Trainor auffiel, war, dass ein Service, der sich wie ein Luxus anfühlte, schnell zu einem Anspruch wurde. Trainor wurde zu einem Statussymbol, da meine Familie erschreckenderweise begann, bei gesellschaftlichen Zusammenkünften so oft wie möglich „Ihre persönliche Assistentin“ zu erwähnen.

Bald entwickelte ich eine erlernte Hilflosigkeit, die besonders ausgeprägt war, nachdem wir uns von Trainor verabschiedet hatten. Ich plante eine Zugreise durch Frankreich und verschiedene Zwischenstopps und beklagte den Verlust. Es fühlte sich zu sehr an, als wäre ich alleine.

Allerdings kann ich nicht behaupten, dass sie meine Beziehung zu meinem Partner neu ausgerichtet hat, da die häuslichen Aufgaben ziemlich gleichmäßig verteilt sind. Aber meine mentale Belastung war geringer, da ich wusste, dass Dinge ohne mein Zutun erledigt wurden. Ich möchte sagen, dass ich diese zusätzliche Zeit genutzt habe, um mich auf meine Arbeit zu konzentrieren, aber ich vermute, dass ich sie genutzt habe, um mehr fernzusehen.

Die Financial Times bezahlte die einmonatige Testversion von BlckBx